Spraakgestuurd rapporteren: kansrijk bij goede aansluiting op praktijk

Dimence Groep deed in 2025 een succesvolle pilot rond spraakgestuurd rapporteren. Deze technologie neemt behandelgesprekken op, maakt een transcriptie en zet die om in een verslag volgens een gewenst template. Vanaf dit jaar schaalt de organisatie het gebruik van spraakgestuurd rapporteren organisatiebreed op. Suzan Hofhuis, GZ-psycholoog en CMIO (Chief Medical Information Officer) bij Dimence Groep, vertelt er meer over.

Waarom kiezen jullie voor spraakgestuurd rapporteren?

Suzan Hofhuis: “Goede verslaglegging en dossiervorming is essentieel voor de kwaliteit van zorg, maar kost veel tijd. Veel behandelaren ervaren administratie als een last. Spraakgestuurd rapporteren kan ondersteunen bij het vastleggen van gesprekken. Afhankelijk van het gesprekstype levert dat tijdwinst op. Tijd die behandelaren anders kunnen inzetten.”

Betere kwaliteit

“Er zit nu variatie in de manier waarop behandelaren rapporteren. Spraakgestuurd rapporteren helpt om verslaglegging consistenter en completer te maken, onder andere door standaardisatie. Dat is vooral waardevol wanneer meerdere behandelaren betrokken zijn bij één traject.”

Meer rust

“In de pilot hebben behandelaren verschillende oplossingen getest. Wat opviel: naast de kwaliteit van de verslagen en mogelijke tijdswinst ervoeren behandelaren meer rust in hun gesprekken. Ze konden zich beter richten op de cliënt, omdat het verslag achteraf automatisch werd opgesteld en ondersteund. Dat is een belangrijke opbrengst.”

Waarom loop jij persoonlijk warm voor digitale zorg?

“Binnen de ggz maken we doorgaans te weinig gebruik van nieuwe technologieën. Onze focus ligt vooral op beter worden in ons vak. Maar in deze innovatie geloof ik echt. Het kan je als professional ondersteunen, mits het aansluit bij de praktijk.”

Verbinding

“Als CMIO interesseert het me om twee werelden dichter bij elkaar te brengen: onze zorgpraktijk en technologiemogelijkheden. In die verbinding ligt de sleutel om werkprocessen toekomstbestendig te maken en administratieve druk te verlagen. Met dit soort innovaties wil ik bijdragen aan een werkomgeving waarin technologie het primaire proces daadwerkelijk ondersteunt en de behandelrelatie centraal blijft staan.”

Hoe krijg je je collega-zorgverleners hierin mee?

“We krijgen veel positieve reacties, maar merken ook terughoudendheid. Dat is begrijpelijk: het kan voelen alsof je regie verliest. Daarom is het belangrijk dat behandelaren ervaren dat het verslag inhoudelijk klopt en aansluit bij hun manier van werken.”

Templates ontwikkelen

“De kwaliteit van templates is daarin bepalend. Die ontwikkelen we samen met behandelaren uit verschillende disciplines. We starten per doelgroep met een beperkt aantal templates die aansluiten bij de dagelijkse praktijk, zoals intake, evaluatie of diagnostiek.”

Eigenaarschap

“Spraakgestuurd rapporteren verandert niets aan de professionele verantwoordelijkheid en autonomie. Als behandelaar blijf je eigenaar van het verslag; je beoordeelt en redigeert wat er wordt vastgelegd. De technologie moet ondersteunend zijn, niet leidend.”

Welke randvoorwaarden heb je van de organisatie om je heen nodig?

“Bestuurlijke steun is essentieel. We investeren als Dimence Groep veel om dit mogelijk te maken. Het is dus niet 'zo maar vrijblijvend', maar we geven duidelijk richting: dit is de beweging die we inzetten.

Investering

“Daarnaast vraagt implementatie om een investering, zowel financieel als in tijd. Behandelaren moeten ruimte krijgen om te leren werken met de technologie. Dat vraagt om scholing en begeleiding, en om erkenning dat dit onderdeel is van het werk.

Wat wil je behandelaren en innovatiemanagers die bezig zijn met het implementeren van digitale zorg meegeven?

“We willen vaak zelf het wiel uitvinden, maar we kunnen van elkaar leren. Meerdere ggz-organisaties zijn bezig met spraakgestuurd rapporteren. In mijn netwerk met andere CMIO’s binnen de ggz heerst een lerende en open cultuur. We delen onze ervaringen, concurrentie is er niet. Dat werkt heel goed.”

“De kracht van implementatie ligt naar mijn mening in co-creatie. Verbind de technologie met de werkvloer, samen met collega’s die ermee gaan werken. Dat verbetert de kwaliteit en vergroot de kans op adoptie.”