Hoe Arkin de strijd aangaat met de regeldruk in ggz

“Ik kan tegenwoordig gewoon vaker langskomen bij mijn cliënten”

Als we bij de Nederlandse ggz van onze leden één verzuchting vaak horen over wat hun zorgmedewerkers bezighoudt is het het wel deze: “Kan de papierwinkel niet wat minder?” Natuurlijk, goed bijhouden hoe en waarom je een cliënt behandelt hoort erbij. Maar de afgelopen jaren nam de regeldruk in de sector zodanig toe, dat het ten koste ging van de kwaliteit van zorg en het werkplezier van medewerkers. Daarvoor is politieke actie nodig, maar kan de sector ook zelf stappen zetten. Bij zorgaanbieder Arkin, lid van de Nederlandse ggz, besloten ze de boel radicaal om te gooien met ‘Ontregel de zorg’. Hoe kregen ze bij Arkin de administratieve lastendruk drastisch naar beneden? En wat is er nodig dit resultaat in de hele sector te behalen?

Laatst moest psychiater Nina Silvester van Arkin ergens invallen waar ze nog op de ‘oude’ manier werkten. Het confronteerde haar meteen weer met de gigantische regeldruk en administratie in de geestelijke gezondheidszorg. “Jeetje mina, wat een werk was dat. Maar ook: wat een enorme winst hebben wij geboekt!” Samen met ambulant behandelaar Joey Koert vertelt ze over hoe Arkin de afgelopen jaren heeft gewerkt aan minder regels: Ontregel de Zorg.

Zelf hebben Nina Silvester en Joey Koert altijd de energie en de passie voor het vak behouden, maar Joey Koert benadrukt: “Ik ken genoeg collega’s die het werkplezier verloren. Of erger; de ggz de rug toe hebben gekeerd.”

Bureaucratie groeit met de jaren

Hoe bureaucratie ontstaat? Dat groeit met de jaren, hebben Koert en Silvester ervaren. Het mechanisme werkt als volgt. Verzekeraars stellen eisen aan behandelingen, instellingen op hun beurt tuigen hiervoor administratie op. Behandelplannen moeten worden ingevuld, en formulieren afgevinkt. In de angst sommige behandelingen niet vergoed te krijgen, grote financieringen mis te lopen, of doordat een instelling meerdere financiers heeft, worden nog eens extra formulieren geïntroduceerd, voor de zekerheid. Gegevens worden in sommige gevallen op wel drie verschillende plekken gedocumenteerd.

Een opstuwend geheel van regels

Op deze manier nam de regeldruk in de ggz-sector toe, net als het wantrouwen tussen instellingen en verzekeraars én de afstand tussen de inhoud van de zorg en de groene vinkjes op de formulieren. Nina Silvester: “’Waarom doen we dit eigenlijk’ was een vraag die we onszelf steeds vaker stelden. Het werd een opstuwend geheel van steeds meer regels.” Joey Koert vult aan: “Je was bijna obsessief bezig met het sluitend krijgen van je agenda. Die acht uur op een dag moest van minuut tot minuut worden verantwoord. Terwijl het om de zorg voor de cliënt gaat.” Koert, Silvester en andere collega’s binnen Arkin besloten zich te buigen over de vraag waar de regels het zwaarst op het werk drukten, en waar het simpeler kon, beter kon. Juist in de ambulante zorg, de hoek waarin de psychiater en de behandelaar werken, was de behoefte aan minder regels groot. “Ons werk is dynamisch. We moeten snel kunnen schakelen. Snel zorg regelen. En tussendoor de cliënt bezoeken als de situatie erom vraagt”, vertelt Nina Silvester.

Waar hebben patiënten wat aan?

“Zijn dit nu regels waar onze patiënten echt iets aan hebben? Of is het een regel om de regel geworden?” geeft Silvester aan als belangrijkste afweging in de ontregelexercitie. Samen met verzekeraar Zilveren Kruis heeft Arkin vervolgens veel administratieve ballast van de schouders van haar medewerkers gehaald. Samen met de verzekeraar ja, benadrukken de twee specialisten. “Je kunt wel naar elkaar blijven wijzen, maar we hebben de bureaucratie met z’n allen gecreëerd”, vindt Silvester. “Dus kun je ook beter samen optrekken om de situatie te verbeteren. We hebben het commitment gekregen van Zilveren Kruis, en ook van onze directie.” Veel winst is geboekt door te schrappen wat niet wettelijk noodzakelijk is. Daarnaast zijn de verantwoordingscodes voor de financiering van behandelingen flink teruggebracht. Van de 130 verschillende codes die in de loop van de jaren zijn ontstaan, zijn er nu nog vijf over. Verder hoeft indirecte tijd niet meer te worden meer geadministreerd. Voorheen moesten ook bijvoorbeeld niet beantwoorde telefoontjes met een huisarts of collega worden verantwoord. Dat hoeft nu dus niet meer. “Het behandeldoel is echt voorop komen te staan”, vertelt Silvester.

Een uur meer zorg per dag

Het meetbare resultaat: van de tweeënhalf uur schrijf- en verantwoordingswerk is nu nog maar anderhalf uur over. Dat betekent een uur per dag méér zorg voor de patiënt. “Ik kan tegenwoordig gewoon vaker langskomen bij mijn cliënten. En een band opbouwen, echt een voorwaarde voor een goede behandeling”, zegt Joey Koert. “Verder is er meer ruimte voor overleg met collega’s en ketenpartners.”

Ontregelen zorgt voor de omslag naar de inhoud

Nina Silvester vindt daarnaast dat het proces van ontregelen het nadenken over de inhoud van de zorg heeft aangezwengeld. “Bijvangst, zou je kunnen zeggen, maar een fantastische ontwikkeling”, geeft de psychiater van Arkin aan. “Door de nutteloze administratie te schrappen, kom je dichter bij de vraag wat kwaliteit van dossiervorming is, wat kwaliteit van zorg is. Wat vind ik nou belangrijk, en wat schrijf ik daar nou over op? Ontregelen heeft de kwaliteit van zorg echt verbeterd. Ook de dossiers zijn meer op orde, en veel inhoudelijker van aard.” Nina Silvester doelt onder andere op het behandelplan. Hierin staat inhoudelijk beschreven welke aanpak en behandeling voor een cliënt worden gevolgd. Door alle verantwoording en formulieren werd dit plan niet altijd even goed bijgehouden en gedeeld. Door de geboekte tijdswinst is afgesproken juist op dit zorginhoudelijke plan meer aandacht te vestigen. Nina Silvester merkt dat: “Het behandelplan heeft meer betekenis gekregen. Dat vindt de verzekeraar ook. We hoeven er geen druk op te zetten, het gaat gewoon vanzelf. Dat is goed voor de kwaliteit van zorg.”

Verantwoordelijkheid en saamhorigheid groeien

Ook in verantwoordelijkheid en saamhorigheid groeiden de medewerkers die de strijd aangingen met de regeldruk. Silvester vervolgt: “Wij kunnen zelf nadenken en beslissen. Daar wordt beter op vertrouwd. Er is geen controledrift, er zijn geen overbodige overlegjes. We werken vanuit vertrouwen. De verbondenheid in ons team van psychiaters is zodoende ook gegroeid: wij runnen een toko waar we zelf de regie over hebben, zelf de verantwoordelijkheid voor voelen.” Dat past volgens collega Koert veel meer bij het profiel van de ggz-professional: “Die is maatschappelijk geëngageerd en wil het beste voor zijn cliënten.”

Politieke aandacht nodig: minder bureaucratie vraagt een lange adem

De ervaringen van het Arkin-project Ontregel de Zorg worden gedeeld met andere instellingen, die het voorbeeld kunnen volgen. Maar ook in de politiek moet er aandacht voor blijven, vinden de twee professionals van de ggz-instelling. “De weg naar minder bureaucratie vraagt een lange adem”, weet Nina Silvester. “Ook voor de behandelaar zelf. Ik merkte dat het best moeilijk is om uit een bepaald systeem te stappen. Daarvoor is aanmoediging nodig, vanuit je bestuur, vanuit de verzekeraar, én vanuit de politiek.” Joey Koert besluit: “Heb daarom vertrouwen in het vakmanschap van de zorgverlener. Dat geeft ruimte aan meer zin hebben in zorg verlenen. Niet alleen in de ggz, maar ook in andere zorgsectoren. Dat is echt nodig.”